绘本《时间123》插图

简单列个计划是可行的，但这个计划能执行的有多少呢？父母们都希望孩子慢慢做到“自己心里有数”，“养成好习惯”，其实大到人生规划，小到书包收拾，背后都有一个共同的逻辑就是：时间管理。

时间管理不是以透支生命为目标，而是当杂乱的事情太多时，对不同的时间段进行合理调度。就像把许多个方形盒子放进一个大箱子，随心所欲地放，当然放不了几个，但是按照一定的规律整齐码放，就能放下很多。在有限的时间里做多少事情，这背后体现的是建立逻辑结构、培养习惯和处理数据的能力。

GTD（Getting Things Done）是一种时间管理方法，由戴维·艾伦研发。它包括五个步骤，简单来说就是细致地列清单。戴维·艾伦的著作《搞定》（英文书名为Getting Things Done）曾是一本畅销书，他说有一位叫马克·华莱士的小学老师把GTD融入了教学中。还有一个叫迈克·威廉斯的粉丝在博客上记录用GTD帮助自己孩子的经验，于是他决定和他们一起出版这本书的青少版，用GTD方法帮助忙碌的青少年“以简驭繁”。

我们从《搞定》（青少版）里摘编整理了关于详细列清单的内容，希望对孩子的暑期安排和养成好的习惯有所帮助。

《搞定（青少版）：让你远离忙乱的GTD时间管理法》，[美] 戴维·艾伦/迈克·威廉斯/马克·华莱士 著，周隽 译，中信出版集团 2021年3月

01

审视大脑里的杏仁核和前额叶

“注意听！”

“专心点儿！”

你是不是经常被爸妈或老师这样提醒？

在21世纪，保持专注力比以往任何时刻都更受到挑战。有个常见的错误观念是人类擅长“多任务”，或许你能一边听音乐、一边回信息、一边看短视频、一边和朋友闲聊，但这一切都是有代价的，代价就是你的注意力被分散了。当你感到压力时，就是一个很容易促使你转移注意力的时刻，因为一转移注意力，你就能躲开紧绷的感受。转移注意力能让你忘记现实，它至少给大脑提供了暂时的麻痹。

在我们的大脑中，杏仁核和前额叶负责影响我们的情绪和决策。

杏仁核

杏仁核是大脑判断战斗或逃跑的第一道防线，它会扫描进入你世界的所有事物，然后做出反应，这是一套全自动系统，它永远在搜寻新出现的东西。如果杏仁核感应到有危险或威胁，就会向身体发出警报，引发恐惧、紧张、焦虑、失眠等，换句话说，杏仁核能让身体进入备战状态，而且会持续发出警报，直到危险被妥善处理。杏仁核专门接收各种令人分心的信息。

前额叶

前额叶位于大脑前面靠近额头的地方。前额叶的功能是深入思考和解决问题。从学习、创作、想象到建立与发展人际关系，再到实现各种事情，都要依靠前额叶。相对于杏仁核，前额叶不是全自动系统。前额叶需要一些时间、空间和能量，才有办法充分发挥其功能，而且可以通过训练提高其效能。前额叶就像一只上了年纪、有智慧的猫头鹰——它照看着你的人生，慢慢地、冷静地观察和思考，凝聚成深刻而明智的见解，让各种人生经历变成有意义。

当杏仁核和前额叶合作愉快时，你就可以达到最好的状态。但如果它们配合得不好，你就可能形成某些坏习惯，导致一事无成。

蔡格尼克记忆效应

布鲁玛·蔡格尼克是一位俄国心理学家，她的研究成果“蔡格尼克记忆效应”是指人类大脑的一项很重要的特征：我们的大脑会牢牢记住被打断或是未完成的事，这些中断或未完成的事就叫作“未画完的句号”。大脑天生有种追求“有始有终”的倾向，如果事情没有完结，大脑就会挂念着这个“未画完的句号”，直到事情完成。

你的杏仁核没有时间概念，只会想着要把事情解决，而且是现在立刻解决，然而，你当然不可能在每天上床之前完成所有事，解决掉所有“未画完的句号”。结果是你的大脑不停地对你唠唠叨叨，而且是叨念个没完没了。

02

把杂事分为三类：

现实的、数字的和情感的

杂事有很多不同的形式，可能出现在很多不同的地方。举例来说，学校作业、地板上的脏衣服、球队选拔赛、健康出问题、坏掉的滑板、和朋友起冲突、学校的新社团招生、一份讨厌但必须完成的报告，这些都是杂事，杂事可能来自外部，也可能源于你的内心。杂事泛指出现在我们世界中的所有事，包括现实世界、数字网络、心灵和情感的世界。

GTD就是有效应对杂事和“未画完的句号”的方法。它需要两样东西来达到准备好了的状态：适当的掌握力和视角。

掌控不是指操纵，而是指维持稳定，它就像你在打电子游戏时所扮演的玩家角色。你不是游戏设计师，无法控制游戏的背景和关卡设计，但你手上握着一个控制器，让你决定自己的角色在游戏里要要做什么。

“视角”是往前看的能力，看清楚自己要去哪里。你看见的东西就是你的愿景，是你选择做的一切事情背后的动力。

03

GTD五步骤：

从清单到行动

掌握杂事的方法，可以用到GTD的五个步骤：（1）捕捉吸引你注意的所有事；（2）理清每件事的意义并思考该怎么处理；（3）整理上一步的结果，分门别类；（4）检视与回顾每个类别中的内容；（5）执行，即付诸行动。

（1）捕捉：吸引你注意的所有事

管理杂事的第一步其实十分简单：让大脑卸下储存杂事的重担，把所有想法、任务、担忧、差事和梦想存放到大脑以外的某个地方，也叫头脑大扫除。

如前所述，杂事分为实体的杂事、心理的杂事和数字的杂事。你要抓住它，把它写下来，写在任何地方：便利贴上、小纸片上、餐巾纸上、手机上、墙上……都可以。为了捕捉它们，你可以使用一项工具，叫做收集篮，它可能是个真正的容器，也可能是个电子设备，用来存放等待加工处理的事项。

杂事也会以别的形式出现。例如：一段对话、老师的口头指示，一个念头、点子或一项任务。这类杂事只存在于你的脑海里的想法，你可以把它们写下来，让它们从无形变为有形，再放进收集篮，以后再处理。

如果你愿意花少许时间准备几个收集篮和捕捉工具，然后用这些工具捕捉所有出现在你的世界中的杂事，你的大脑就能学会相信所有杂事最后都能得到妥当处理，这个收集篮用得越频繁，你的大脑就越信任它，你的大脑就会更自由。

有些人会在捕捉完毕后感到松口气，因为现在他们可以看清全貌，看见一份完整的清单，里面包含所有必须处理的杂事，这让他们发现，其实自己手上的杂事并像自己所担心的那么多——如今看来，获得掌握力是可以达成的目标。

（2）理清：确认下一步行动

理清这个步骤，是把收集篮里乱七八糟的杂事转化为可以采取行动、可以使用或是可以管理的形式。这个步骤非常关键，比其他任何步骤更需要你专注思考。相较之下，头脑大扫除的过程简单快速，理清则缓慢且讲究方法。这其实很像工厂的生产线，随着你经过一段时间的练习，你的工作就会变成自动化的动作，就像刷牙一样。

首先从收集篮里拿出一件杂事，然后问自己：“这是什么？”

对这个问题不要想太多，这只是为了让你回想起这是什么东西，为什么会被放进收集篮，所以你凭直觉简单回答就好。

确定这是什么东西之后，就要进行较高层次的思考了。

问自己，是否可行动？将所有杂事分为两类。这个问题意味着你要决定你是否真的需要做这些事，这可能意味着你要立刻采取行动，或是将来某一天或某些时间需要采取行动。

如果答案是“是”——你需要为这件事做些什么，包括照顾、参加、归还、完成、考虑、研究、寻找、摆弄、交谈、联络等。

如果答案是“否”——你不需要这个东西，或者虽然你想要/需要保留这个东西，可是你目前不需要对其采取任何行动。

如果一样东西不需要你付诸行动，也就是你目前没有什么好做的，那么它接下来就可被分成四类中的一类：丢弃、检查清单、将来/也许清单、参考资料。

要判断它属于哪一类，必须先正确理解每一类所代表的意义。清楚和明确特别重要，因为如果你只是模糊的概念，那么你在决定每一项不可行动的东西该分到哪一类时，会花费更多的时间和精力。

（3）整理：建立快速存取系统

在步骤2，你完成了“理清”的基础思考加工，现在所有事情都分别成为“可行动”和“不可行动”的两类。杂事不再毫无章法，乱七八糟。步骤3就是要教你怎么把每件事安放在以后可以轻松取用的地方，让你能够在需要时使用。

当人们没有预先决定应该把东西放在哪里的时候，最常见的反应似乎是“哪里有空就放在哪里”。这种行为可以解释为什么我们的书包、储物柜、书桌、工作台和其他地方总是堆着信件、笔记和杂志。就算摆得整整齐齐，这种存放方式也不能称为“整理完善”。因为它还是需要你先搜寻，然后重新开始理清。

我们先针对可行动事项，制作你会用得上的三种清单。这三种清单分别是：日历、下一步行动清单和项目清单。

日历要做到版面简洁，标示出月份和星期。你可以在上面描绘出你生活中的“硬性安排”。日历上面只有三种东西。

特定时间的行动。

特定日期的行动。

特定日子的参考信息。

下一步行动清单完整列出了不必在特定时间进行的行动。下一步行动是帮助你让事情维持在正轨上前进的最有效的工具。这份清单上汇集了所有的下一步行动，写明了行动具体是“怎么做”的，所以要尽量做到简洁明了。

“行动”的例子包括：要处理的事，要完成的作业，要发的短信，要报名参加的活动等。执行这份清单上的行动时，可能需要一些努力或自我约束，但不需要多个步骤，也不需要做额外的思考和决定。

项目清单可以帮你追踪项目的预期结果，也就是事情完成后的样子。项目的例子：比较大型的学校作业、值得探索的创意点子、想要追求的机会。你可以用项目上的清单来确认项目的进展。你还要确保每个项目至少有一个“下一步行动”。

接着整理的，是步骤2得出的“不可行动”事项。对于这些事项，需要准备的工具是两种清单和一些文件夹。将来/也许清单包含的事项，是在适当时机你或许想要做的事。随着你的掌握程度越来越高，你会多出更多的时间和空间，这份清单就能为你带来越来越多的机会。 

（4）检视：回顾并更新 

“检视”这个步骤就像人生的暂停键，你要停下来检视目前实际的状况及未来的规划，然后更新你所做出的选择。

“捕捉”“理清”“整理”这三个步骤的本质是把信息写进你的系统里，在这几个步骤中，你是自己人生故事的作者。到了“检视”的步骤，你必须往后站一步，成为故事的编辑。这两种角色的结合，可以帮助你修改润饰你正在创造的故事。

每一层的检视，都可以帮助你看到什么时间该做什么事。

每日检视（我该做什么？）

每周检视（事情都清理了吗？是否符合现状？有没有发挥创意？）

专注高度检视（我要去哪里？为什么？）

（5）执行：借助地图做选择

在你上初中或高中之前，你早已建立了一些做事的习惯，这些习惯有好有坏，你可能有所察觉，但也可能并没有注意到。有些人习惯等到最后一分钟，压力大到不得不采取行动的时候才动手，例如熬夜或是一大清早爬起来完成作业；有些人则是看自己当时的心情来决定要做什么，例如明明知道困难的作业比较重要，却还是要选择去做简单的作业。

这些都是常见的做法，大多是被情绪、父母或社会的压力推动的。步骤5就是采取“聚光灯”策略，利用你制作的地图做出更有效的决定，而不是迫不得已去做压力最大的事。聚光灯策略有助于你的大脑综合考虑以下四个标准。

地点。

时间

精力

优先级。

用这四个标准准备该做的事，能让你对自己的选择充满信心。

地点是指，在你能够执行行动的时候，要考虑你所在的场所。比如 ，你不能在晚上10点打电话预约理发，因为理发店在这个时间已经打烊了。地点原则，就是你在问问自己：“考虑到现在的时间和我所在的地点、手边的资源，我能做什么？”你得出的答案虽然会缩小你的选择范围，但能保证你执行合适的行动。

就时间来说，你需要考虑两个问题：

在下一个已确定时间的安排之前，你有多少空档？5分钟？10分钟？30分钟？

这段空档拿来做什么最有效？

假设你只有5分钟的空档，那么用来思考一个大项目的流程大概不是最好的选择。这么短的时间可能只够你发个短信，快速浏览一下网站，或是将书包迅速整理一遍。假设你有30分钟的空档，那么发短信或浏览网站可能就不是最佳选项。

只要学会了辨识不同类型的行动最适合多长的时间空当，你就能确保无论时间长短，都能合理利用。

精力涵盖很多方面——体力、脑力和情绪。你可以考虑下面几个问题：

你在什么时段会处于最佳状态？一大早？中午？深夜？

你在什么时段感觉最清醒、最精神抖擞、最有毅力去做有挑战的事情？

你在什么时候开始感到精力下滑？什么时候会觉得累趴下了？

你知道哪个行动或项目特别需要动力吗？如果你拖到最后关头才做，很可能会卡在自己工作效率最差的时候。精力水平低的时段可能是发短信或是边看电影边清理抽屉的好时机。

优先级是“聚光灯”策略中影响最大的一项。有些事情就是必须现在完成。假如你有个作业明天早上要交，那么时间、精力、地点这些原则统统都得靠边站。有时候优先级就明显决定了下一步行动，没什么其他的好说的。

编辑：李耀荣