作为企业行政或采购负责人，你是否总被同一个难题困扰：花大价钱打造的视频会议室，要么沦为 “摆设”，要么在使用中暗藏各种隐性成本？一边是老板要求严控费用开支、提高资产使用率，一边是高价建设的视频会议室要么是无人问津，要么是维护复杂，费用不断攀升。这是什么原因？


 


　　传统 HDMI 线投屏模式是很多企业的选择，但每次开会都是一次拔插，接口松动、损坏是常态。特别是为了方便会议，一般部署的HDMI线缆都较长，采购成本也较高，一次损坏就要全盘替代，一年下来光维护耗材就不是小数目。更别提有些会议室出于整洁需要，做了暗线预埋，一旦出问题，维修就是一场兴师动众的“手术”，会议室直接停摆。


　　若是部署 Rooms 会议室，复杂的设备与布线，必须配备专门 IT 人员日常维护，加上每年的系统续费和新增设备采购，一套基础Rooms系统投入也要数万元。更糟糕的是，Rooms会议室支持的会议平台单一，最后可能因为无法兼容客户指定的会议平台而被迫闲置。


 


　　无线投屏器也是会议室的常客。虽然使用较为便捷，但投屏器混用、丢失是企业常态。员工随意使用公共投屏设备，极易造成商业信息泄露，一旦发生损失难以估量。也因此，企业许多重要的商业会议，都不会轻易使用无线投屏。


　　这些隐性成本日积月累，早已成为企业运营的 “负担”。难道就没有一种方案，既能满足企业对专业体验、成本管控和安全性的要求，又能最大化减少员工的使用？


　　维海德智能投屏会议（BYOM）系列解决方案的出现，正是为了破解 “投入高、闲置率高、隐性成本高” 的三重困境，让每一间会议室投入都能产生实际价值。


 


　　BYOM投屏会议是指用户通过个人设备（如笔记本电脑、手机等）和熟悉的云会议平台，灵活参与会议，并与会议室内的视听设备建立连接，调用设备的专业视听能力，实现高效协作的会议形式。它既保留了员工使用个人笔记本和熟悉会议平台的习惯，又提供了专业会议室级别的音视频体验。


　　对企业而言，它是一次“成本瘦身”。企业无需再采购和维护复杂的Rooms系统及会议终端。一套高度集成的音视频一体机，加上稳定可靠的有线投屏方式，就构成了会议室的全部。这直接削减了采购清单、免去了系统续费，也解放了IT团队，彻底摆脱日常维护的琐事。


 


　　对员工而言，它是一次“体验升级”。员工不再被任何系统或平台“绑定”。走进会议室，只需用一根熟悉的线（USB-C或网线）连接自己的笔记本，熟悉的会议平台界面即刻呈现。多合一的音视频一体机集成了摄像头、麦克风、扬声器等所有核心设备，员工开启投屏会议室，即可调用音视频一体机的全部能力——4K高清画质、AI降噪拾音、全频扩声，以及设备的智能AI功能（如自动框选取景、发言人跟踪、智慧画廊等等），就像为自己的笔记本瞬间装上了专业的会议“大脑”，让大家专注于会议本身，减少因操作失误导致的时间浪费。


 


　　从 8㎡微型空间到 30㎡中型会议室，维海德 BYOM 方案按场景精准适配，既不用为大空间设备支付超额费用，也不会让小会议室承担冗余功能，真正实现 “按需采购、高效利用”。对行政采购而言，这不仅是一套会议解决方案，更是一份 “成本可控、使用省心、价值最大化” 的管理方案 —— 让会议室不再是 “闲置资产”，而是成为助力企业高效沟通的实用工具，这才是行政采购控本增效的核心要义。

 

来源：鹰潭新闻网
原标题：视频会议室闲置率过高？行政采购必看的成本管控方案